国外的档案自动化首先用于技术档案，然后是文书档案和图书资料的自动化管理，可以在洲际间检索全文，并进行远距离传输、显示和打印。

近几年来，我国档案管理的自动化发展很快，大型的档案馆已逐步摆脱完全依靠手工操作的传统工作方式，迅速向计算机管理发展。烟草行业档案的管理比起如石油、国防工业、邮电等行业就显得落后了，而且发展也很不平衡。阻碍档案现代化发展速度的原因很多，但主要的是以下几方面因素：

一是领导干部的思想因素。对烟草行业特别是卷烟、复烤工艺实现现代化，大多数领导有共识，认为是提高产量，保证质量，节省人力，提高效率的必由之路。但对档案工作，特别是档案管理的自动化，可以说，部分领导不够重视或没引起足够的重视，因此出现了生产工序和计划、统计、财务、工资等工作采用了计算机管理，而档案管理工作却没有同步发展。

二是资金和设备的因素。虽然烟草行业经济效益较好，资金比较充足，但由于档案工作没有挂上号，在提倡过紧日子、节省开支时，挤占了档案自动化管理所需的设备购置的费用。

三是人才因素。档案管理自动化，需要有懂现代化技术、现代化知识的人，据了解，烟草行业档案管理应用人才还十分缺少，很不适应档案现代化发展的需要。

鉴于目前烟草行业档案现代化管理方面的不利因素，结合实际工作情况，提出以下几点不成熟的想法：

一要进一步提高烟草行业各级领导同志对档案工作，对档案管理自动化的认识。江泽民同志指出：“经过几年的宣传，我们多数同志还能认识到档案工作的重要性，但是，恐怕有为数不少的同志，口头上认识，实际上还没有在行动上贯彻。没有真正提到议程上来。”各级领导应充分认识到档案工作和档案管理自动化的重要性，认识到档案管理现代化是档案管理的方向，应该将这项工作纳入本单位发展规划，摆上工作议程，为档案管理的自动化创造条件，合理的，切实地解决机构设置、人员配备、经费、设备等实际问题，领导的重视是关键，只有领导在思想上重视，才能在实际行动中以予大力支持。

二要从实际情况出发，解决档案管理自动化的人才与设备的实际问题。在档案管理任务量比较繁重的单位，特别是在技术档案比较集中的卷烟厂，应该为档案管理部门配备计算机软硬件应用专门人才或选拔素质较好的档案管理人员进行专门培训，掌握计算机应用技术。在一般档案管理数量不大的、又有计算机的单位，可以由档案管理人员与计算机应用人员合作，充分利用现有的计算机一机多用，发挥计算机的综合开发作用。

三要规划，不断的总结经验，不断的改进，在程序上先易后难，逐步实现档案管理的自动化。实现档案管理自动化要有方法、有步骤，循序渐进的进行。不论是整个行业，还是具体单位都要有切实可行的规划，并要下功夫组织实施。在实现档案管理自动化的进程中，要结合本单位的实际，从还不错简单的编目、检索，逐步向深度和广度发展。

四要加强档案工作的标准化。档案工作标准化是实现档案管理现代化的前提和基础，是使用现代化手段管理档案的技术保证。没有标准化，就没有专业化，没有现代化。

总之，实现档案管理现代化，是一个复杂的、综合性的系统工程，又是一项新的任务，需要不断学习、探索研究，不断总结和提高。